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Héberger : volontariat ou pas ?

Il est important de commencer par se poser cette question : les habitants de votre localité vont-ils être considérés comme des volontaires ou non 

La ville ou la commune peut choisir de faire appel à des bénévoles pour héberger des réfugiés ukrainiens si les possibilités de prise en charge collective sont insuffisantes. N'oubliez pas que le fait d'agir en tant que gestionnaire de volontaires implique un travail et une responsabilité supplémentaires, mais que le fait de ne pas encadrer cette pratique en impliquerait également. 

Les réponses aux questions ci-dessous se concentrent sur le cas où vous choisissez le statut de bénévole pour les citoyens qui accueilleront les réfugiés ukrainiens.

 

Si vous êtes un citoyen désireux d'aider les réfugiés urkainiens de cette façon ou d'une autre, cette page recense les informations utiles.

    Partie 1 - Hébergement

  • Peut-on demander à des volontaires d'accueillir des réfugiés ukrainiens?

    Les citoyens et citoyennes qui proposent un logement peuvent être considérés comme volontaires uniquement lorsqu’il s'agit de mettre à disposition un lieu pour dormir qui est connecté ou qui fait partie de leur domicile.  

    Point d'attention: vous ne pouvez PAS considérer l’hébergement comme du volontariat dans les cas suivants : 

    • La mise à disposition d’un appartement, d’un studio, d’une résidence secondaire, d’un chalet, d’une caravane, etc. 

    • L’accueil est déjà organisé par d'autres organisations.  

    • Des remboursements ou des paiements surviennent indépendamment de votre volonté, ne correspondent pas aux accords passés ou ne relèvent pas des dispositions de la loi sur le volontariat. 

    • Des accords entre personnes hébergeuses et hébergées dont vous n'avez pas connaissance en tant qu'autorité locale (l'administration communale n'a pas été informée, aucune vérification du logement...). 

  • Que vérifier avant d’organiser l’hébergement des réfugiés par les bénévoles ?

    Le lieu d’accueil est-il sûr pour les hôtes réfugiés (en termes d'intégrité mais aussi de qualité de la maison elle-même, les propriétaires sont en règle en matière d'assurance incendie, etc.) ? 

    Le recrutement des volontaires est-il organisé de manière précise?  

    Conseil : échangez avec les personnes qui souhaitent héberger pour mieux les connaitre.  

    • Existe-t-il un soutien suffisant au sein de la famille/du ménage pour héberger des réfugiés (que ce ne soit pas une source de tension à la maison) ?

    • Y a-t-il des projets ou d'événements particuliers qui pourraient constituer un obstacle  ? Par exemple, une mission à l'étranger, un chantier, une hospitalisation, etc.

    • Quelles sont les motivations à ce désir d'héberger ? 

    • Les personnes ont-elles déjà une expérience du volontariat ? 

    • Des expériences avec des réfugiés (bénévolat, expérience professionnelle, réseaux...) ?

  • Quelles sont les obligations légales envers vos volontaires ?

    Selon la loi sur le volontariat, il est obligatoire de souscrire une assurance (au moins en responsabilité civile) pour toute personne qui devient volontaire pour votre localité, dans le cadre de ses missions. 

    Conseil : il est possible d'étendre l'assurance volontaire existante, informez immédiatement l'assureur qu'il y a des activités supplémentaires. 

    Comme pour n’importe quel volontariat, vous devez transmettre un minimum d’informations aux personnes hébergeuses : 

    • Les données de contact, les informations générales et le statut de l’organisation (votre administration communale) 

    • Le régime d’assurance qui est souscrit pour la personne bénévole (voir partie 3) 

    • Les modalités de défraiements (voir partie 4)

    • Le respect du devoir de discrétion à propos des informations privées que les volontaires ne manqueront pas d’apprendre auprès des réfugiés 

    Voir aussi notre décryptage de la loi relative aux droits des volontaires

  • Qui peut être bénévole hébergeur pour les réfugiés ?

    Selon la loi sur le volontariat, le volontariat ne peut être effectué que par des personnes physiques.  

    S’il s'agit d'un hébergement dans un contexte familial, il est préférable d’enregistrer tous les membres de la famille séparément en tant que bénévoles.  

  • Comment créer un environnement sécurisant pour les réfugiés ukrainiens hébergés par vos citoyens ?

    • En ayant une discussion avec la famille hébergeuse et le(s) invité(s) avant le début de la mise en lien.  

    • En donnant une indication de ce que vous attendez exactement. L'administration sera-t-elle en mesure d'offrir rapidement un accueil "collectif" ou le placement prendra-t-il beaucoup de temps ? 

    • En précisant ce que vous attendez de la famille hébergeuse : sanitaire, nourriture et logement, ou simplement un endroit pour dormir ? 

    • En indiquant où le volontaire peut se rendre pour poser des questions au sujet de l’accueil. 

  • Comment créer un environnement confortable pour les réfugiés ukrainiens hébergés par vos citoyens ?

    Informez les hébergeurs et hébergeuses sur la meilleure façon d'organiser la présence des réfugiés et assurez-vous qu'il y a une personne de contact dans la municipalité à laquelle elles peuvent s'adresser pour poser leurs questions. Si vous disposez d'informations propres à la culture et aux coutumes ukrainiennes, partagez-les aux volontaires. 

    Conseils :  

    • Respect mutuel  

    • Protection de la vie privée de chacun 

    • Respect des réfugiés  

    • Dispositions nécessaires : l'utilisation d'une salle de bain (à partager), la cuisine, le fait de manger ensemble ou non, etc. mais aussi le rôle que les invités peuvent et doivent jouer dans la vie du ménage qui les héberge. 

    Prenez régulièrement contact avec le ou la volontaire afin de savoir comment se déroule la vie commune et comment vous pouvez apporter votre soutien si nécessaire. 

    Par exemple, il peut être utile d'offrir un soutien en faisant appel à des volontaires supplémentaires afin que la "charge" ne repose pas uniquement sur les épaules de la (des) personne(s) qui héberge(nt). Pour cela aussi, un numéro de contact où les gens peuvent joindre la localité en cas d'urgence est un atout. 

    Précisez que la tâche principale des volontaires hébergeurs est de fournir un abri pour une certaine période de temps : un foyer sûr (temporaire) et du repos. D'autres tâches (traitement des traumatismes, conseil, etc.) doivent être laissées entre les mains d'un personnel rémunéré et/ou de bénévoles formés qui interviendront dans un second temps. 

    Partie 2 - Volontariat, soutenir les personnes réfugiées

  • Pour quelles activités pouvez-vous faire appel à des volontaires ?

    Le volontariat offre un large éventail de possibilités. Outre l'hébergement, quelques exemples d’activités pour lesquelles vous pouvez demander le soutien de bénévoles : 

    • Traduire des documents ou être interprète lors de rencontres ou de rendez-vous 

    • Servir d’intermédiaire pour les institutions (assurance, école...) 

    • Aider dans les démarches administratives 

    • Vérifier le matériel collecté grâce aux dons 

    • Aider aux devoirs 

    • Proposer des activités de détente : sport, jeu, musique... 

    • Organiser une activité de rencontre entre les habitants de la commune et les nouveaux arrivants 

    • Assurer le transport des personnes 

    • Soutenir les hébergeuses et hébergeurs

    • Soutenir à l’accueil des nouveaux arrivants (animer, cuisiner, accueillir...) 

    • ... 

    Ajoutez vos besoins en volontaires pour chaque type d’activité aux petites annonces de notre site.

  • Comment gérer l’afflux de volontaires ?

    Communiquez clairement et régulièrement avec les personnes qui se portent volontaires. Faites-leur savoir que vous appréciez leur générosité. Voyez avec qu’elles quel soutien elles peuvent apporter selon leurs envies.  

    Si vous avez trop de volontaires et que vous ne pouvez pas toutes et tous les mobiliser, informez-les. Rien n'est pire que d'être sur une liste, d'attendre et de ne rien pouvoir faire.  

    Vous pouvez aussi renvoyer les personnes vers d’autres organisations : il y a peut-être besoin de volontaires dans les associations de votre territoire ! Tournez-vous aussi vers les autres services de votre administration : le service des sports souhaite-t-il organiser une activité ? N'y aurait-il pas besoin de soutien dans les écoles pour les devoirs ou les activités extrascolaires ? 

    Pensez au-delà des premiers mois de cette crise et veillez à établir, à long terme, un lien clair entre cette activité et l'engagement en faveur des réfugiés.

  • Où trouver des informations pour les questions spécifiques ?

    Caritas International a ouvert une ligne de téléphone accessible gratuitement du lundi au vendredi, entre 13h00 et 17h00: 0800 2 41 41.

    Une ligne d’info WhatsApp est également ouverte pour toutes les réponses à apporter en ukrainien via le 0032 476 34 07 58.

    Plusieurs autres organisations ont également mis en place des services de soutien, via des mécanismes de don ou d'hébergement. Plus d'infos

    Un site web dédié a également été créé pour l'occasion.

    Partie 3 - Assurances

  • Les personnes qui hébergent des réfugiés ukrainiens doivent-elles être assurées ?

    Si vous décidez, en tant que collectivité locale, d’organiser l’hébergement comme une activité bénévole, vous avez alors l’obligation d’avoir une assurance qui couvre au minimum la responsabilité civile des hébergeurs et hébergeuses.  

    Veillez à ce que les volontaires soient inclus dans l'assurance générale des volontaires (existante ou nouvelle). 

    Attention, si vous envoyez des volontaires dans d'autres organisations, c'est l'organisation où la personne est active en tant que volontaire qui doit l’assurer. 

    Plus d'infos sur les assurances

     

    Conseil :
    Vous voyez des associations se former dans votre commune ? Si c'est le cas, dites-leur comment faire une demande d'assurance volontaire gratuite en ligne via le service compétent à la Province.  

  • Quelle assurance pour les véhicules qui servent à transporter des bénévoles et/ou des réfugiés ?

    Réfléchissez d'abord si un trajet est vraiment nécessaire, il existe des alternatives comme les transports publics.  

    Si pas, vérifiez que le volontaire concerné possède un permis de conduire valide, ou qu'il est autorisé à conduire une catégorie spécifique. Vérifiez également si l'assurance est en règle.  

    Scénario 1 : le volontaire peut conduire avec un véhicule fourni par l'administration locale. 

    Dans ce cas, le véhicule est la propriété de la localité, et donc assuré par elle, le volontaire ne sera donc pas inquiété en cas de sinistre.   

    Scénario 2 : le volontaire conduit sa propre voiture 

    Comme il existe une obligation légale d'assurance, le conducteur de la voiture sera normalement assuré.  

     

    Conseil : il est bon de clarifier ces éléments au préalable, car la loi sur le volontariat fait porter la responsabilité des risques liés au volontariat sur l'organisation qui fait appel au bénévole.  

    Nuance : si le volontaire n'a qu'une assurance responsabilité civile, cette assurance interviendra si le conducteur fait une erreur et cause des dommages à quelqu'un d'autre. Les dommages corporels ne seront pas assurés, sauf si le volontaire a souscrit une assurance tous risques pour son véhicule. 

  • Peut-on prêter son véhicule à un/des réfugié(s) ukrainien(s) pour leurs trajets ?

    C'est possible, mais il convient de vérifier plusieurs éléments. Il(s) doi(ven)t avoir un permis de conduire valide et il est conseillé de se renseigner auprès de la compagnie d'assurance pour savoir si l'assurance peut intervenir en cas d’accident. 

  • Les réfugiés ukrainiens doivent-ils être assurés ?

    Non, les réfugiés ne sont pas des volontaires, l'administration communale n'a donc pas besoin de les assurer. Assurez-vous cependant que leurs papiers sont en règle afin qu'ils puissent adhérer à une mutuelle de santé. 

  • Les ménages qui hébergent des réfugiés ukrainiens doivent-ils souscrire une assurance pour leurs biens ?

    Non, il n’existe pas d’assurance spéciale pour les dommages causés par les réfugiés au volontaire hébergeur. En fait, il s'agit d'un risque pour le ou la volontaire. Si une erreur est commise par l'un des réfugiés, les coûts de réparation devront être récupérés auprès de lui. 

    Partie 4 - Défraiement

  • Puis-je défrayer les volontaires ?

    Les personnes qui se portent volontaires peuvent, si l'organisation ou l'autorité locale le souhaite, recevoir un remboursement de leurs frais. Il peut s'agir d'un remboursement forfaitaire ou des frais réels. 

    Conseil :
    Comme vous n'avez pas encore une idée de la durée de l'accueil chez les particuliers, il vaut mieux ne pas fonctionner avec le défraiement forfaitaire, car vous risquez de dépasser rapidement les montants maximaux. Il est donc préférable, si vous défrayez les volontaires, d’utiliser le système de défraiement aux frais réels. Ainsi, vous permettez aux personnes hébergeuses de recevoir une compensation pour l’utilisation de l’eau, l’électricité, le gaz, la nourriture, etc. Dans ce cas, vous devez demander les factures et appliquer une répartition raisonnable qui reflète la situation réelle. 

    Consultez notre décryptage de la loi sur le volontariat pour tout savoir sur les défraiements.

  • Qui rembourse les défraiements  ?

    Seule l’organisation ou l’autorité locale pour laquelle les volontaires sont actifs peut rembourser un défraiement aux volontaires.  

  • Les bénévoles et les réfugiés peuvent-ils régler les dépenses entre eux ?

    C'est tout à fait possible, mais la conséquence est qu'il ne peut s'agir de volontariat au sens de la loi sur le volontariat.

    En outre, si les règles ne sont pas appliquées correctement, les droits que les personnes tirent de la loi sur le volontariat expirent : les personnes ne sont alors plus volontaires.