Quels défraiements sont possibles?

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Le volontariat est par nature un acte gratuit. Il n’est jamais rémunéré. Mais pour qu’il reste accessible à tous, le législateur a prévu la possibilité d’un défraiement. Il n’est pas obligatoire : les organisations décident. Si elles défraient leurs volontaires, il existe deux systèmes de remboursement.

Le remboursement des frais réels :

  • Le volontaire est remboursé de ses frais contre remise de pièces justificatives (facture, ticket de caisse, billet de train…). Dans ce cas, il n’y a pas de plafond maximum à respecter.
  • L’organisation doit tenir une comptabilité de ces dépenses et demander aux volontaires des pièces justificatives et notes de frais reprenant au minimum l’activité qui justifie le remboursement et la date.
  • L’association ne doit faire aucune déclaration, ni à l’ONSS ni au fisc, et le volontaire ne doit pas signaler ces remboursements dans sa déclaration d’impôt.
  • Si elle opte pour le système de défraiement des frais réels, l’organisation peut aussi s’aligner sur les dispositions prévues en la matière pour les agents des services publics. Ces indemnités sont supposées constituer un remboursement de frais et ne sont donc pas considérées par l’administration fiscale comme une rémunération. En général, l’organisation doit pouvoir démontrer le caractère raisonnable de la dépense et sa nécessité dans le cadre des activités de l’organisation. Dans la législation, des indemnités sont prévues pour couvrir :
  • Les frais de déplacements domicile - lieu de l’exercice volontariat ;
  • Les frais de déplacements réalisés par le volontaire pour le compte de l’organisation ;
  • Les frais de logement et de restauration lors de déplacements en Belgique ;
  • Les frais de logement et de dépenses journalières lors de séjours à l’étranger.

 

Le défraiement forfaitaire :

  • Avec le remboursement forfaitaire, il ne faut pas prouver la réalité des dépenses au moyen de pièces justificatives. Mais il ne faut en aucun cas dépasser deux plafonds : 34,71€ par jour et 1388,40€ par an (montants valables jusqu’au 31 décembre 2019).

Ces montants sont indexés annuellement en janvier. Ces plafonds sont des montants maximaux. L’organisation n’est jamais obligée de rembourser le volontaire jusqu’au plafond légal.

  • Il est possible d’ajouter 2000 kms de frais de déplacement remboursés en frais réels (cette limite de 2000 kms ne s’applique pas aux activités de transport régulier de personnes) .
  • Un volontaire doit veiller à ne pas dépasser ces plafonds pour la totalité des activités de volontariat qu’il mène (en additionnant les défraiements qu’il perçoit dans les différentes organisations où il s’engage).
  • L’association ne doit faire aucune déclaration, ni à l’ONSS ni au fisc, et le volontaire ne doit pas signaler ces remboursements dans sa déclaration d’impôt, pour autant qu’il ne dépasse aucun des deux plafonds.
  • En cas de dépassement, le volontaire doit pouvoir démontrer la réalité de l’ensemble de ses frais, et pas uniquement des frais qui dépassent la limite. S’il dépasse l’un des plafonds et ne peut justifier l’ensemble de ses frais, le volontaire perd sa qualité de volontaire. Il y aura requalification possible, soit comme salarié, soit comme indépendant. Le montant touché sera donc soumis aux cotisations sociales et à l’impôt.

Un volontaire = un seul régime !

Au cours d’une même année civile (fiscale), un volontaire ne peut dépendre que d’un seul régime (frais réels ou défraiements forfaitaires). S’il est actif dans plusieurs associations, il devra veiller à être défrayé selon un seul mode.

Exemple : Nicole est coach bénévole pour son club sportif, elle y est défrayée au forfait. Par ailleurs, elle s’investit également au sein l’association de parents de l’école de ses enfants. Elle a également des frais dans le cadre de ce volontariat. Elle ne pourra pas y être remboursées en frais réels (sauf éventuellement les frais de déplacements). Par contre, elle peut également y être défrayée forfaitairement. En additionnant les deux forfaits (club sportif + association de parents), elle ne peut jamais dépasser le plafond journalier et le plafond annuel du forfait ainsi qu’un maximum de 2000 kms de frais de déplacements.

Les indemnités kilométriques

Les frais de déplacement sont généralement remboursés suivant les barèmes suivants :

  • En voiture : le défraiement maximum est fixé à 0,3573 € par kilomètre, jusqu’au 30 juin 2019(ce montant est indexé annuellement, le 1er juillet). Ici aussi, l’organisation peut décider d’octroyer un montant inférieur.
  • En vélo, l’indemnité est de maximum 0,24€ par kilomètre.
  • En transport en commun, le remboursement se fait sur base des billets.

Exceptions

Le plafond annuel de défraiement forfaitaire peut être relevé à 2549.90€ (montant 2019) pour certaines catégories de volontaires :

  • Du secteur sportif : entraîneur, professeur, coach, coordinateur des sports pour les jeunes, arbitre, membre du jury, steward, responsable de terrain, signaleur (exception faite des volontaires qui perçoivent une allocation de sécurité sociale ou d’aide sociale : ceux-là ne peuvent pas dépasser le plafond standard).
  • Qui exercent des gardes de jour/de nuit chez des personnes ;
  • Qui assurent le transport médical non urgent de patients couchés (depuis ou vers un site hospitalier).

L’administration fiscale considère que certaines catégories de bénévoles du secteur sportif ne sont pas soumises aux montants de la loi, en se référant à des circulaires fiscales antérieures.