Indemnités ou défraiement des bénévoles

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DECRYPTAGE DE LA LOI

Le volontariat est par nature un acte gratuit. Il n’est jamais rémunéré. Mais pour qu’il reste accessible à ceux qui ont un peu moins de moyens, le législateur a prévu la possibilité d’un défraiement, aussi appelé indemnisation. Il n’est pas obligatoire: la décision incombe aux organisations. Si elles défraient leurs volontaires, celles-ci peuvent choisir entre deux systèmes de remboursement.

  1. Le remboursement des frais réels :
    - Le volontaire est remboursé de ses frais contre remise de pièces justificatives (facture, ticket de caisse, billet de train…). Dans ce cas, il n’y a pas de plafond maximum à respecter. L’organisation doit tenir une comptabilité de ces dépenses et demander aux volontaires des pièces justificatives et notes de frais reprenant au minimum l’activité qui justifie le remboursement et la date.
    - L’association ne doit faire aucune déclaration, ni à l’ONSS ni au fisc, et le volontaire ne doit pas signaler ces remboursements dans sa déclaration d’impôt.
     
  2. Le défraiement forfaitaire :
    Avec le remboursement forfaitaire, il ne faut pas prouver la réalité des dépenses au moyen de pièces justificatives. Mais il ne faut en aucun cas dépasser deux plafonds :

- 34,03€ par jour
- 1361,23€ par an

A noter :

  • Ces montants forfaitaires sont indexés annuellement en janvier.
  • Ces plafonds sont des montants maximaux. En aucun cas l’organisation n’est obligée de rembourser le volontaire jusqu’au plafond légal.
  • Ces montants maximaux sont valables pour la totalité des activités de volontariat effectuées par une personne pendant une année calendrier.
  • L’association ne doit faire aucune déclaration, ni à l’ONSS ni au fisc, et le volontaire ne doit pas signaler ces remboursements dans sa déclaration d’impôt, pour autant qu’il ne dépasse aucun des deux plafonds.
  • En cas de dépassement, le volontaire doit pouvoir démontrer la réalité de l’ensemble de ses frais, et pas uniquement des frais qui dépassent la limite.
  • S’il dépasse l’un des plafonds et ne peut justifier l’ensemble de ses frais, le volontaire perd sa qualité de volontaire. Il y aura requalification possible, soit comme salarié, soit comme indépendant. Le montant touché sera donc soumis aux cotisations sociales et à l’impôt.
  • Attention : les cadeaux accordés aux bénévoles (repas, t-shirts, tickets boissons…) peuvent être considérés comme une forme déguisée de rémunération et entraîner un dépassement de plafond forfaitaire.

Un seul régime:

► C’est important : un volontaire, au cours d’une même année, ne peut dépendre que d’un seul régime (frais réels ou défraiement forfaitaire). S’il est actif dans plusieurs associations, il devra veiller à être défrayé selon un seul mode.
► Une seule exception est possible : le cumul du forfait et du remboursement des frais réels de déplacement est autorisé, jusqu’à un maximum de 2000 kilomètres par année effectués en voiture.

Indemnités kilométriques:

► Les frais de déplacement sont généralement remboursés suivant les barèmes de l’État. Le montant du forfait kilométrique est indexé une fois par an (le 1er juillet). Il est actuellement fixé à 0,3573 € par kilomètre, jusqu’au 30 juin 2019. Ici aussi, l’organisation peut décider d’octroyer un montant inférieur.
► Pour le déplacement en vélo, l’indemnité est de 0,20 euros par kilomètre.
► Pour les déplacements en transport en commun, il n’y a pas de forfait kilométrique. Le remboursement se fait sur base des billets.
► Que ce soit pour des déplacements en voiture, en vélo ou en transports en commun, le volontaire peut ainsi se faire défrayer un montant total maximum qui ne dépasse pas 2000 fois l’indemnité kilométrique prévue pour les déplacements en voiture. Cela signifie qu’il peut faire 2000 kilomètres en voiture défrayés au montant maximum, ou davantage, remboursés à un montant inférieur.
► Ces plafonds ne sont pas d’application si le volontaire est totalement indemnisé en frais réels.

Exceptions:

► L’article 12 de la loi prévoit que les plafonds peuvent être relevés pour certaines catégories de volontaires. Jusqu’à présent, cet article n’a pas été exécuté. Personne n’est donc concerné par une dérogation.
► L’administration fiscale considère néanmoins que certaines catégories de bénévoles du secteur sportif ne sont pas soumises aux montants de la loi, en se référant à des circulaires fiscales antérieures.

Les dispositions des services publics:

► Si elle opte pour le système de défraiement des frais réels, l’organisation peut aussi s’aligner sur les dispositions prévues en la matière pour les agents des services publics. Ces indemnités, qui se distinguent des indemnités forfaitaires prévues par la loi du 3 juillet 2005, sont supposées constituer également un remboursement de frais et donc ne sont pas considérées pour le fisc comme étant une rémunération. En général, l’organisation doit pouvoir démontrer le caractère raisonnable de la dépense et sa nécessité dans le cadre des activités de l’organisation. Dans la législation, des indemnités sont prévues pour couvrir :
► les frais de déplacements domicile - lieu de l’exercice volontariat ;
► les frais de déplacements réalisés par le volontaire pour le compte de l’organisation ;
► les frais de logement et de restauration lors de déplacements en Belgique ;
► les frais de logement et de dépenses journalières lors de séjours à l’étranger.

A RETENIR

Le volontariat est par nature un acte gratuit. Mais le législateur a prévu la possibilité d’un défraiement, aussi appelé indemnisation. Si elles défraient leurs volontaires, les organisations peuvent choisir entre deux systèmes de remboursement.

  • Le remboursement des frais réels: Le volontaire est remboursé de ses frais contre remise de pièces justificatives (facture, ticket de caisse, billet de train…).
  • Le défraiement forfaitaire: Dans ce cas, il ne faut pas prouver la réalité des dépenses au moyen de pièces justificatives. Mais il ne faut en aucun cas dépasser les plafonds de 34,03 € par jour et 1361,23 € par an. Ces montants maximaux sont valables pour la totalité des activités de volontariat effectuées par une personne pendant une année calendrier.

Un volontaire, au cours d’une même année, ne peut dépendre que d’un seul régime (frais réels ou défraiement forfaitaire), même s’il est actif dans plusieurs associations. Une seule exception est possible : le cumul du forfait et du remboursement des frais réels de déplacement est autorisé, jusqu’à un maximum de 2000 kilomètres par année.

EN SAVOIR PLUS

CE QUE DIT LA LOI

CHAPITRE VII. - Les indemnités perçues dans le cadre du volontariat.

 Art. 10. Le caractère non rémunéré du volontariat n'empêche pas que le volontaire puisse être indemnisé par l'organisation des frais qu'il a supportés pour celle-ci. Le volontaire n'est pas tenu de prouver la réalité et le montant de ces frais, pour autant que le montant total des indemnités perçues n'excède pas 24,79 euros par jour t 991,57 euros par an. Ces montants sont liés à l'indice pivot 103,14 (base 1996 = 100) et varient comme prévu par la loi du 2 août 1971 organisant un régime de liaison à l'indice des prix à la consommation des traitements, salaires, pensions, allocations et subventions à charge du trésor public, de certaines prestations sociales, des limites de rémunération à prendre en considération pour le calcul de certaines cotisations de sécurité sociale des travailleurs, ainsi que des obligations imposées en matière sociale aux travailleurs indépendants.
 Le montant des indemnités perçues fera l'objet d'une évaluation après deux ans à compter de l'entrée en vigueur de la présente loi. Les modalités de cette évaluation sont fixées par le Roi par arrêté délibéré en Conseil des Ministres, étant entendu qu'elle s'effectue en collaboration avec les institutions de sécurité sociale et que l'avis préalable du Conseil national du travail et du Conseil supérieur des volontaires est recueilli. Le rapport d'évaluation est immédiatement transmis à la Chambre des représentants et au Sénat.
 (Si le montant total des indemnités que le volontaire a perçues d'une ou de plusieurs organisations excède les montants visés à l'alinéa 1er, ces indemnités ne peuvent être considérées comme un remboursement des frais supportés par le volontaire pour l'organisation ou pour les organisations que si la réalité et le montant de ces frais peuvent être justifiés au moyen de documents probants. Le montant des frais peut être fixé conformément à l'arrêté royal du 26 mars 1965 portant réglementation générale des indemnités et allocations de toute nature accordées au personnel des services publics fédéraux.)
 Dans le chef du volontaire, il est interdit de combiner l'indemnisation forfaitaire et celle des frais réels.
 Il est toutefois possible de combiner l'indemnité forfaitaire et le remboursement des frais réels de déplacement pour maximum 2000 kilomètres par an par volontaire.
 En ce qui concerne l'utilisation d'une voiture personnelle, ces frais réels de déplacement sont fixés conformément aux dispositions de l'article 13 de l'arrêté royal du 18 janvier 1965 portant réglementation générale en matière de frais de parcours. Les frais réels de déplacement liés à l'utilisation d'une bicyclette personnelle, sont fixés conformément aux dispositions de l'article 6 de l'arrêté royal du 20 avril 1999 accordant une indemnité pour l'utilisation de la bicyclette aux membres du personnel de certains services publics. Le montant maximum qui peut être alloué annuellement par volontaire pour l'utilisation du transport en commun, la voiture ou bicyclette personnelle, ne peut dépasser 2000 fois l'indemnité kilométrique fixé à l'article 13 de l'arrêté royal du 18 janvier 1965 portant réglementation générale en matière de frais de parcours.

 Art. 11. Une activité ne peut être considérée comme du volontariat si l'un des montants ou l'ensemble des montants maximaux visés à l'article 10 sont dépassés et si la preuve visée à l'article 10, alinéa 3, ne peut être apportée. La personne qui exerce cette activité ne peut dans ce cas être considérée comme volontaire.

 Art. 12. Le Roi peut, par arrêté délibéré en Conseil des ministres, relever les montants prévus à l'article 10, pour certaines catégories de volontaires, aux conditions qu'Il détermine.